提案書は、クライアントに対して商品やサービスの魅力、そして課題解決策を示し、導入の意思決定を促すための重要な資料です。
しかし、
「なかなか成果につながらない」
「資料作成に時間を取られてコア業務に注力できない」
「デザインにもこだわりたいが、社内にスキルを持つ人材がいない」
といった悩みを抱えている担当者や経営者の方も多いでしょう。
この記事では、パワーポイントを使った提案書を作成する際に意識すべきポイントやコツ、よくある失敗例を詳しく解説します。
また、提案書作成を効率化する方法やおすすめの無料テンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
提案書とは、顧客や自社が抱えている課題に対し、具体的な解決策や提案をまとめた資料です。
顧客向けの提案書では、自社商品やサービスを使って「どのように課題を解決できるか」を提示します。社内向けの提案書では、業務改善の提案などに用いられることもあります。つまり、提案書の目的は、解決策を導入するための意思決定をサポートすることです。
提案書の作成には、スライド形式でメッセージを一つずつ伝えられるパワーポイントがよく使われます。パワーポイントは、図やグラフを用いて情報を視覚的に伝えられるため、相手が内容を理解しやすいというメリットがあります。
なお、提案書と混同される「企画書」は、新しいプロジェクトアイデアの承認を得るために、具体的な実行プランを示す書類です。提案書は解決策を提示する一方、企画書はプロジェクトの実行方法に焦点を当てており、両者には目的と内容に違いがあります。
ここで、提案書を作成する際の基本的な構成を見てみましょう。
見やすく説得力のある提案書を作成するための参考としてお役立てください。
| 項目 | 項目 |
| 表紙 | ・提案書が「誰」に「何」を提案する資料なのかを明確に示すスライド ・具体的なタイトルに加え、日付や提案者の名前を記載する |
| 目次 | ・全体の内容を一覧にしたスライド ・目的のスライドに効率良く辿りつくための役割 |
| 課題の提示 | ・顧客（提案する相手）が抱えている課題を具体的に記載したスライド ・「顧客が認識している課題」を再認識させると同時に、「認識できていない課題」についても詳細に説明し、原因や問題点をまとめる |
| 解決策の提案 | ・顧客の課題に対する「解決策」を示したスライド ・どうすれば解決できるのかを簡潔に説明する |
| 提案から得られるベネフィット（価値・恩恵） | ・解決策を採用した場合に顧客が得られるベネフィットを、数字などを用いて具体的に示したスライド ・顧客のニーズに沿ったベネフィットを提示する |
| 実行計画 | ・「解決策の提案」をより詳細に説明したスライド ・解決に至るステップや仕組みを説明し、プロセスを理解しやすくする |
| 事例紹介 | ・成功事例として、同様の課題を抱えていた企業のサービス導入例などを紹介したスライド ・事例は、顧客に具体的なイメージを持ってもらうために重要 |
| 予算 | ・予算を示したスライド ・比較検討できるように複数のプランを提示する ・フェーズごとの費用内訳やオプション料金も記載する |
| 補足情報 | ・導入フローやFAQなど、導入後の懸念点などが払拭できる情報をまとめたスライド ・期間や担当者、スケジュール目安なども記載する |
| 会社情報 | ・自社の紹介や取引実績などをまとめたスライド ・問い合わせ先も記載する |
内容を詰め込みすぎたり、文字ばかりが多すぎると、相手に伝わりにくい資料になってしまいます。
ここでは、パワーポイントで提案書を作成する際のよくある失敗例を紹介します。
一つのスライドに文字やデータを詰め込むと、最も重要なメッセージが埋もれてしまいます。
情報が増えすぎた場合は、複数のスライドに分割するなどして、読者が混乱しないようなスライド作りを意識しましょう。
提案書においても、見た目は非常に重要です。センスのない色使いや、読みづらいフォントを使うと、相手の関心を引くことができません。デザイン次第では、提案書全体が退屈に見えてしまうこともあります。
読者目線の見やすさを意識しつつ、視覚的なインパクトを持たせることが大切です。
具体的なデータや事例が不足していると、説得力のない提案書になってしまいます。提案書の内容が抽象的だと、読者は解決策を導入した際の効果をイメージできません。
課題や解決策による効果などは、できるだけ具体的な数字やグラフを活用し、説得力を持たせましょう。業界全体の動向やフレームワークを活用した分析結果も、提案書に強い根拠を与える要素となります。
下記の資料では、PowerPoint資料作成のコツを紹介しています。必要な時にいつでもチェックポイントを確認できるよう、ぜひダウンロードしてご活用ください！
ここからは、パワーポイントで提案書を作成する際に意識すべきポイントを解説します。
提案書を作成する前に「目的」と「目標」を明確にすることが重要です。誰に対して何を伝えたいのか、そして提案書を通じて達成したい具体的なゴールを設定しましょう。
例えば、「自社製品を導入してもらう」という目標がある場合、単に「自社製品の紹介」を目的にしてしまうと、製品の説明だけで終わり、導入にはつながらない可能性があります。
このような場合、目的は「自社製品を導入することで得られるベネフィットを伝えて、導入検討をしてもらう」に設定する必要があります。
目的と目標が明確になれば、誰に何をどのように提案すべきか、具体的な方針がより明確になります。
提案書を作成する際は、読む相手を意識して作成することが重要です。いくら自社の製品やサービスが優れていても、相手のニーズや関心に合っていなければ、その魅力は伝わりません。
相手が抱えている課題を解決するために、具体的で実現可能な提案を行いましょう。また、読者が理解しやすいように、論理的でわかりやすい構成にすることが大切です。
パワーポイントで効果的な提案書を作成するためには、以下の4つのコツを押さえることが大切です。
それぞれのポイントついて、詳しく解説します。
スライドを使った資料作りでは、一つのスライドに盛り込むメッセージを一つに絞る「ワンスライド・ワンメッセージ」を意識することが大切です。
伝える情報を絞り込むことで、読者に明確なメッセージを伝えられます。そのため、スライドは伝えたいメッセージの分だけ必要です。
また、フォントサイズや色を工夫して、重要なポイントを強調することで、伝えたい内容がより際立ちます。
提案書全体のデザインが一貫していると、プロフェッショナルな印象を与えられます。メインカラーを決めて全体で統一感を出し、フォントや色使いもスライド全体で揃えましょう。こうすることで、全体のレイアウトが整い、情報が視覚的に整理されます。
スライドごとにデザインがばらついたり、過剰な装飾を施すと、重要なメッセージが伝わりにくくなります。会社のロゴやブランドカラーを適切に使用し、ブランドイメージを強調するのも良い方法です。
画像やアイコン、グラフなどの視覚的な要素を活用するのも効果的です。
文字だけのスライドよりも視覚的に情報を補完できるため、情報を効果的に伝えられます。特に、アイコンやグラフは、情報を簡潔に整理し、洗練された印象を与えます。
読みやすいスライドには、十分な余白（ホワイトスペース）が取られています。余白を持たせることで、情報が見やすくなり、視覚的なバランスが取れるためです。
また、行間も文章が読みやすいように適切に調整しましょう。
これまでパワーポイントを活用した提案書作成のコツを紹介してきましたが、作成には多くの時間と労力がかかります。
「提案書作成の負担を減らしたい」「効率よく成果の出る提案書を作成したい」という場合は、テンプレートやアウトソーシングの活用がおすすめです。
テンプレートを活用することで、提案書作成にかかる工数を大幅に削減できます。
Microsoft社のパワーポイントには、ビジネス向けにさまざまな提案書のテンプレートが提供されています。また、Microsoft社以外のサイトでも、パワーポイント対応のテンプレートが多数ダウンロード可能です。
例えば、投資家向けの提案書にはデータやグラフを多用したテンプレート、シンプルでプロフェッショナルな印象を与えるテンプレートなど、提案内容に応じたさまざまな種類が揃っています。提案書の内容や目的に合ったテンプレートを選びましょう。
その際、テンプレートは自社のブランドイメージに合わせてカスタマイズするのがおすすめです。
※おすすめ無料テンプレートに関しては、後ほど紹介します。
ここまで紹介してきたコツを押さえて作成すれば、魅力的な提案書を作成できます。しかし、提案書作成に十分な時間やリソースを割けない場合もあるでしょう。そのような場合は、アウトソーシングを検討するのも一つの手です。
アウトソーシングを活用すれば、提案書作成にかかる時間と労力を削減できます。さらに、外注先の専門知識を活用できるため、短期間で質の高い資料を作成可能です。
また、社内で人材育成するコストや時間を考えると、必要な時だけピンポイントで外部に依頼する方が費用対効果が高く、無駄なコストも抑えられます。
社内に資料作成のスキルやリソースが不足している場合は、アウトソーシングを検討してみましょう。
相手に伝わる提案書を作成したいなら、HELP YOUのアウトソーシングがおすすめです。
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
HELP YOUの「資料作成プレミアム」サービスでは、資料作成のプロが「伝えたい内容が伝えたい人に伝わる」資料をご提案。クライアントがコア業務に集中できる環境づくりを支援しています。
HELP YOUでは、提案書の作成以外にも、経理、営業事務、人事・労務・採用、総務、マーケティングなど、幅広い業務の代行に対応。各業務はお客様のご要望に応じて組み合わせが可能です。
これらの業務代行では、チーム制でサポートする「チームプラン」と、専任アシスタントが業務を担当する「1名専属プラン」もご提供しています。
▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください
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「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
ここでは、実際にHELP YOUが代行した資料作成の事例をご紹介します。
株式会社フライク様は、システム導入コンサルティングと経営コンサルティングの2つの軸で企業の事業成長をサポートをされています。
HELP YOU導入前は、代表自らが資料作成を行っており、本業であるコンサルティングやシステム開発に十分な時間を割けていませんでした。
そこで、パワーポイント資料作成の外注としてHELP YOUを導入。
HELP YOU導入後は、コンサルティングサービスやシステム開発といったコア業務に最大限時間を使えるようになったそうです。
また、資料のクオリティの高さにもご満足いただいており、内製化にかかる教育コストを省き、費用対効果が非常に高いと評価いただいています。
結果、自社のプロフィットも増加し、HELP YOU導入に大きな価値を感じていただいています。
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ここでは、提案書で利用できるパワーポイント用の無料テンプレートをご紹介します。
提案書のパワーポイント用テンプレートを作成できます。
おしゃれなデザインが多く、豊富なストック素材も利用することができます。
スライドの手順に沿って入力するだけで資料が完成するテンプレートをダウンロードできます。
ビジネス向けのテンプレートが多数用意されています。
ビジネスで使いやすいデザインのパワーポイントやワード、エクセル形式のテンプレートが豊富に揃っています。
使いやすいデザインのテンプレートで資料を作成することができます。
プレゼンテーション用だけでなく、会社案内やポスターなど、多用途のテンプレートが用意されています。
パワーポイントで提案書を作成する際のデザインや構成のコツを解説しました。
提案書はサービスや製品の価値を相手に伝え、導入の意思決定を促すための重要な資料です。課題解決の根拠や製品導入後のメリットを明確に伝えることが求められます。
しかし、提案書作成には多大な時間がかかるうえに、パワーポイントの作成にもノウハウが必要です。
リソース不足やスキルの欠如を感じた場合は、アウトソーシングがおすすめです。
HELP YOUでは、お客様の要望に沿った資料作成が可能です。提案書の作成でお困りの際は、ぜひHELP YOUにご相談ください。
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