紙書類をデータ化すると、必要な書類の検索や共有がしやすくなり、業務で活用できるデータとして管理できます。また、データ化を外注すれば、担当者の作業負担を軽減でき、本来の業務に集中しやすくなります。
紙書類をデータ化する方法は、書類の量や活用目的、必要な精度によって異なるため、自社に合った方法を選ぶことが重要です。
本記事では、紙書類をデータ化する4つの方法や、データ化を成功させるポイント、自社対応と外注の判断基準を解説します。自社に合ったデータ化の方法を知りたい方や、外注すべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
紙書類をデータ化する方法【目的・量別に4つを比較】
紙書類をデータ化する方法は主に4つありますが、重要なのは「どのように活用したいか（データ化の目的）」と「書類の量」に合わせて選ぶことです。
数枚の書類を手軽にデータ化したい場合と、大量の書類を継続的にデータ化したい場合では、適した方法や必要な手間、コストが異なります。まずは、それぞれの特徴を比較し、自社に合った方法を選びましょう。
| 方法 | おすすめの書類量 | 向いているケース |
|---|---|---|
| スマホアプリ | 少量 | 数枚の書類 |
| コンビニ | 少量～中量 | 一時的な利用 |
| 複合機・スキャナー | 中量～大量 | 社内で継続運用 |
| データ入力サービス | 大量、継続的 | 業務負担を減らしたい |
スマホアプリでデータ化する
スマホアプリは、数枚程度の書類を手軽にデータ化したい場合や、専用機器を用意せずに済ませたい場合に適した方法です。
紙書類は、スマートフォンで撮影し、PDFなどの電子データとして保存できます。iPhoneやAndroidの標準機能のほか、専用のスキャンアプリも利用可能です。OCR機能（光学文字認識）を搭載したアプリなら、文字をテキストデータとして読み取り、検索できるものもあります。
| メリット | ・手軽に利用できる ・初期費用がかからない ・外出先でも利用できる |
|---|---|
| デメリット | ・画質や読み取り精度が撮影環境に左右される ・大量処理には不向き |
PDF化することで、紙よりも共有や保管がしやすくなり、外出先からでも確認できるようになります。
コンビニのマルチコピー機を利用する
コンビニのマルチコピー機は、数枚程度の書類を一時的にデータ化したい場合や、自宅やオフィスにスキャナーがない場合に適した方法です。
紙書類をデータ化する際は、コンビニのマルチコピー機でスキャンし、PDFなどの電子データとして保存できます。機種によっては、USBメモリやクラウドストレージへ直接保存できるものもあります。
| メリット | ・スキャナーがなくても利用できる ・高画質で読み取れる |
|---|---|
| デメリット | ・大量の書類の場合、時間や費用がかかる ・店舗へ持ち込む必要がある |
高画質なPDFとしてデータ化できるため、契約書や申請書など、レイアウトを維持したまま共有や保存したい書類に適しています。
なお、個人情報や機密情報を含む書類を扱う場合は、情報漏えいを防ぐため、データの保存先や取り扱いに注意が必要です。スキャン後は、原稿や保存したデータの取り忘れがないかも確認しましょう。
複合機・スキャナーでデータ化する
複合機・スキャナーは、まとまった量の書類を自社で処理したい場合や、定期的に紙書類をデータ化したい場合に適した方法です。
紙書類は、オフィスや自宅の複合機、ドキュメントスキャナーなどで読み取り、電子データとして保存します。ADF（自動原稿送り装置）を搭載した機器であれば、複数枚をまとめて読み取れるため、効率的に作業できます。OCR対応機種であれば、検索や編集が可能なデータとして保存することも可能です。
| メリット | ・大量処理しやすい ・画質が安定している ・業務利用に適している |
|---|---|
| デメリット | ・機器の導入費用や運用の手間がかかる |
OCRでテキスト化したデータは、文書内検索やコピー＆ペースト、データの集計や分析などに活用できます。ただし、手書き文字や複雑な帳票はOCRの認識精度が低下する場合があるため、必要に応じて内容を修正しましょう。
データ入力代行サービスを利用する
データ入力代行サービスは、大量の紙書類を処理したい場合や、継続的にデータ化業務が発生する場合、社員が作業時間を確保できない場合に適した方法です。
紙書類のスキャンだけでなく、Excel、Word、業務システムへ入力できるデータへの変換まで依頼できます。サービスによっては、OCRだけでは正確に読み取れない手書き書類や複雑な帳票に対応しています。
| メリット | ・大量処理に対応できる ・入力作業の負担を削減できる ・高い精度が期待できる |
|---|---|
| デメリット | ・費用がかかる ・少量の書類では割高になる場合がある |
大量の帳票を業務で活用しやすいデータへ高精度に変換できるため、入力や確認作業の負担を削減できます。
なお、個人情報や機密情報を含む書類を外注する場合は、委託先のセキュリティ体制や情報管理体制を確認することが重要です。業務負担を抑えながら継続的に紙書類をデータ化したい場合は、データ入力代行サービスの利用も有力な選択肢です。
紙書類をデータ化するときのポイント
紙書類を業務で活用できるデータにするには、単にスキャンするだけでなく、データ化後の管理方法や活用目的まで考えて進めることが重要です。事前にルールを決めずにデータ化を進めると、「必要な書類を探せない」「入力内容にばらつきが生じる」といった問題が発生する可能性があります。
ここでは、紙書類をデータ化する前に確認しておきたい3つのポイントを解説します。
- 保存ルールを決めておく
- 法令要件を確認する
- データ化後の確認・修正方法を決めておく
保存ルールを決めておく
紙書類をデータ化する前に、ファイル名・フォルダ構成・保存場所などのルールを決めておきましょう。ルールを決めずにデータ化を進めると、ファイル数が増えた際に必要なデータを探しにくくなり、管理も煩雑になります。
例えば、次のような項目をあらかじめ統一しておくと、データを管理しやすくなります。
- ファイル名の付け方（例：日付_書類名_取引先名 など）
- フォルダの分類方法
- アクセス権限の設定
また、複数人でデータを利用する場合は、担当者が変わっても誰でも必要な情報を探せるよう、運用ルールを整備しておくことが大切です。
法令要件を確認する
紙書類をデータ化して原本を廃棄する場合は、書類の種類に応じて法令上の要件を満たす必要があります。特に、経理関連書類や契約書など保存義務のある書類は、事前に要件を確認しておくことが重要です。
例えば、領収書や請求書などを電子保存する場合は、「電子帳簿保存法」への対応が必要です。対象書類に応じて、次のような要件を確認したうえでデータ化を進めましょう。
- 保存期間
- 保存方法
- タイムスタンプの要件 など
なお、法令や要件は改正される可能性があるため、運用時は最新の情報を確認することが大切です。
データ化後の確認・修正方法を決めておく
OCRや自動変換ツールを利用する場合でも、認識ミスや入力ミスが発生する可能性があります。特に、手書き書類や数字・住所・氏名などの重要情報は、データ化後に確認することが重要です。
次のような運用ルールを事前に決めておくと、データ化後の確認や修正をスムーズに進められます。
- 誰が確認や修正を行うか
- どのタイミングで確認するか
- 誤りがあった場合の修正方法
大量の書類では、確認作業だけでも大きな負担になります。入力からチェックまでの運用体制をあらかじめ検討しておくことが重要です。正確性が求められる大量データを処理する場合は、専門サービスへの外注も有効な選択肢です。
紙書類のデータ化は「自社対応」と「外注」どちらがよい？
紙書類のデータ化は、少量や単発であれば自社対応、大量の書類を継続的なデータ化する場合や、高い精度が求められる場合は外注がおすすめです。
最適な方法は、書類の量や種類、求める精度、社内リソースによって異なります。まずは、自社対応と外注の違いを比較し、自社に合った方法を確認しましょう。
| 比較項目 | 自社対応 | 外注 |
|---|---|---|
| 費用 | 機器、人件費など | 外注費 |
| 作業負担 | 社内で発生 | 社内負担を削減しやすい |
| 対応スピード | 社内の人員次第 | 大量処理に対応しやすい |
| データ品質 | 社内スキルに依存 | 専門体制を利用できる |
| 大量データ化 | 不向きな場合がある | 対応しやすい |
自社対応と外注のコストや負担を比較する
自社対応と外注を比較する際は、費用だけでなく、担当者の作業時間や品質管理にかかる負担も含めて判断することが重要です。
自社対応では、スキャナーなどの機器費用がかからない場合でも、次のような社内工数が発生します。
- 書類の整理
- スキャン作業
- データ入力
- 入力内容の確認、修正
外注の場合は費用が発生しますが、社内担当者は本来の業務に集中しやすくなります。特に大量の紙書類をデータ化する場合は、人件費や作業期間まで考慮すると、外注のほうが効率的になるケースもあります。
自社対応がおすすめのケース
自社対応は、少量や単発の紙書類をデータ化したい場合や、PDF保存だけで十分な場合におすすめです。以下のようなケースでは、自社対応が向いています。
- 書類の量が少ない
- 単発的なデータ化で済む
- PDF保存のみで、入力や加工が不要
- 社内にスキャン機器や作業時間を確保できる
自社対応のメリットは、外注費を抑えられ、社内でデータを管理しやすいことです。一方、作業量が多い場合は社員の負担が増え、本来の業務を圧迫する可能性があります。
外注がおすすめのケース
紙書類のデータ化を外注すると、社内の作業負担を減らしながら、大量の書類を効率的に処理できます。以下のようなケースでは、外注が向いています。
- 数千枚以上など大量の書類がある
- 手書き書類や複雑な帳票が含まれる
- Excelなど指定フォーマットへの入力が必要
- 短期間でデータ化を完了したい
- 機密情報を含む書類を安全に処理したい
外注では、スキャンだけでなく、入力、チェック、データ整理まで依頼できるサービスもあります。データ化後すぐに業務で活用したい場合は、単なるPDF化ではなく、入力作業まで対応できるサービスを選ぶことが重要です。
大量の紙書類のデータ化は「HELP YOU」におまかせ
大量の紙書類を自社だけでデータ化する場合、入力作業の負担だけでなく、精度や納期、セキュリティの確保も課題になります。
「HELP YOU」では、AI×ロボット×人手を組み合わせた効率的な運用に加え、個人情報を含む書類は自社BPOセンターで対応するなど、業務内容に応じた最適な体制をご提供します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
紙書類のデータ化から入力や集計まで幅広く対応し、業務内容やご要望に応じて最適な体制をご提案。紙書類のデータ化をサポートします。
| 特徴 | ・紙書類の種類や内容に応じ、AI×ロボット×人手を組み合わせた体制を構築 ・「ベリファイ入力（二重チェック）」で入力精度99.99％以上を実現 ・万全のセキュリティ体制を備えた自社BPOセンター ・最短1週間のスピード対応 ▼サービスの詳細はこちら https://help-you.me/service/data-entry/ |
|---|---|
| 対応書類 | 手書き書類、PDF、帳票、名刺、アンケート、請求書、契約書など |
| セキュリティ体制 | ・Pマーク（プライバシーマーク）取得 ・個人情報を含む業務にも対応（自社BPOセンター完備） L 入退室管理システムによる強固なオフィスセキュリティ L リアルタイム監視が可能な防犯監視カメラシステム L 二重構造のセキュリティルーム ▼BPOセンターの詳細はこちら https://help-you.me/bpo-center/ |
| 料金 | 初期費用無料、10万円～（税別） ※ボリュームディスカウントの適用も可能。ご要望に応じて個別にお見積りいたします。 |
| 実績 | ・1,000クライアント以上 ・導入企業：旭化成株式会社、三井不動産ビルマネジメント株式会社、イオンリテール株式会社など ・継続率98％ |
HELP YOUでは、数万件単位の膨大なデータ移行や、繁忙期のスポット業務も、専用チームがスピーディーに完結させます。
機密情報を含む業務も、セキュリティ対策を徹底した自社センターで安全に対応しています。詳細は以下の資料をご覧ください。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
「紙文書データ化」の事例
HELP YOUの紙文書データ化は、AI OCRによる読み取りと人による目視確認を組み合わせ、高精度なデータ化を実現します。
＜紙文書のデータ化の流れ＞
1.紙文書をスキャン
お客さまに紙文書をスキャンして共有いただきます。オプションでスキャン作業の代行も可能です。
2.AI OCRで読み取り
書類の種類や用途に応じて最適なAI OCRを選定し、約97％の精度で読み取ります。
3.目視確認・修正
AI OCRで読み取ったデータを、HELP YOUのアシスタントが目視で確認し、必要に応じて修正します。
4.データ納品
XLSXやCSVなど、ご要望やデータの活用方法に応じたファイル形式で納品します。
AI OCRによる読み取りと人による確認や修正を組み合わせることで、高精度なデータ化を実現します。
紙書類のデータ化でよくある質問（FAQ）
紙書類のデータ化を進める際は、PDFの変換方法や自社対応と外注の判断基準などについて疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、紙書類のデータ化でよくある質問と回答を紹介します。
手書きの紙書類もデータ化できますか？
A. はい、手書きの紙書類もデータ化できます。
ただし、OCRでは手書き文字の認識精度が低くなる場合があるため、正確にデータ化するには、目視での確認や手入力による修正が必要になることがあります。
特に、大量の手書き書類を処理する場合は、入力や確認作業の負担が大きくなるため、データ入力代行サービスへの外注も選択肢の一つです。
OCRとは何ですか？紙書類のデータ化にどう役立ちますか？
A. OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、画像やスキャンした紙書類に含まれる文字を読み取り、テキストデータに変換する技術です。
通常のスキャンでは紙書類の内容を画像として保存するだけですが、OCRを利用すると文字情報として扱えるため、文書内の検索やコピー、編集が可能になります。ただし、手書き文字や複雑なレイアウトの書類は認識精度が低下する場合があるため、重要なデータは変換後に人の目で確認することが大切です。
大量の紙書類を高い精度でデータ化したい場合は、OCRによる読み取りだけでなく、人による確認や修正まで対応したデータ入力代行サービスを選ぶと安心です。
PDFをExcelに変換できますか？
A. はい、PDFの内容をExcelに変換することは可能です。
特に表形式のPDFは、OCRや変換ツールを利用することで、Excelデータへ変換できる場合があります。ただし、レイアウトや文字の状態によっては正確に変換できないこともあるため、変換後は内容を確認し、必要に応じて修正することが大切です。
大量のPDFをExcelへ変換する場合は、データ入力代行サービスへの外注を検討すると、作業負担を抑えながら効率よくデータ化できます。
大量の紙書類は自社でデータ化できますか？
A. はい、大量の紙書類でも自社でデータ化できます。
ただし、スキャン作業だけでなく、ファイル整理やOCR後の確認や修正、Excelなどへの入力まで必要になる場合、社員の作業負担は大きくなります。大量の書類を継続的にデータ化する場合は、社内の工数や本来の業務への影響も考慮し、自社対応だけでなく外注も含めて検討することをおすすめします。
紙書類のデータ化を外注するべきなのはどんな場合ですか？
A. 大量の書類を短期間で処理したい場合や、定期的にデータ化業務が発生する場合は、外注がおすすめです。
また、OCRだけでは対応しきれない手入力や確認や修正、Excelなどへの入力が必要な場合も、外注を検討するとよいでしょう。個人情報や機密情報を含む書類を依頼する際は、委託先のセキュリティ体制や情報管理体制を事前に確認することが重要です。
まとめ
紙書類のデータ化には、スマホアプリやコンビニのマルチコピー機、複合機・スキャナー、データ入力代行サービスなど、さまざまな方法があります。重要なのは、書類の量や活用目的、求める精度に応じて最適な方法を選ぶことです。
少量や単発のデータ化は自社対応でも十分ですが、大量の書類を扱う場合や継続的なデータ化、高い精度が求められる場合は、外注も有力な選択肢です。
HELP YOUでは、AI OCRと人による確認や修正を組み合わせた紙書類のデータ化をはじめ、ExcelやCSVなどへのデータ入力や業務効率化を支援するBPOサービスも提供しています。紙書類のデータ化や業務効率化をご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。
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