名刺入力代行で業務を効率化！費用相場や選び方、おすすめ5社を紹介

展示会やイベント、営業活動で集まった大量の名刺は、「名刺入力代行サービス」を活用することで、業務で活用しやすい顧客データとして一元管理できます。入力作業を外注すれば、営業担当者が顧客対応や商談フォローなどのコア業務に充てる時間も確保しやすくなります。

名刺入力代行を選ぶ際は、次の3点を確認しましょう。

1. 入力精度・品質管理体制
2. セキュリティ対策
3. 対応範囲

本記事では、名刺入力代行を利用するメリットや費用相場、選び方、おすすめのサービスなどを紹介します。大量の名刺入力に時間を取られている方や、自社に合った名刺入力代行サービスを比較・検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

名刺入力代行で依頼できる業務・対応範囲

名刺入力代行サービスでは、名刺に記載された氏名や会社名、連絡先などの情報をデータ化できます。サービスによっては、Excel・CSV納品や画像・PDFからの入力、外国語名刺の入力などにも対応しています。

名刺入力代行サービスに依頼できる主な「入力業務」は、以下のとおりです。

さらに、サービスによっては、名刺をデータ化するだけでなく、その後のCRM（顧客関係管理）・SFA（営業支援システム）への登録や顧客リストの作成、データ整理なども依頼できます。

こうした周辺業務までをまとめて任せることで、営業担当者は名刺情報の整理や転記に費やしていた時間を減らせます。その結果、顧客対応などのコア業務に充てる時間を確保しやすくなります。

主な「入力後の業務」は、以下のとおりです。

対応範囲はサービスによって異なるため、自社で依頼したい業務に対応しているか事前に確認することが重要です。

名刺入力代行を利用するメリット

名刺入力代行を利用することで、社内で行っていた入力作業の負担を軽減し、営業活動などのコア業務に時間を使いやすくなります。特に、大量の名刺を処理する必要がある場合は、外部に委託することで効率的に対応できます。

主なメリットは、以下の3つです。

• コア業務に集中できる

• 入力精度が向上する

• コストを削減できる

ここでは、各メリットについて詳しく解説します。

コア業務に集中できる

名刺入力を外注すると、営業担当者やバックオフィス担当者が入力作業から解放され、本来の業務に集中しやすくなります。特に展示会やイベント後は、大量の名刺入力に時間を取られがちです。入力業務を外注すれば、お礼メールの送信や商談のフォローなど、次の営業活動を迅速に始められます。

繁忙期に入力業務が集中した場合も、外注によって業務負担を平準化できます。残業や一時的な人員確保の負担を軽減できる点もメリットです。

さらに、名刺入力だけでなく、CRMへの登録や顧客リスト作成まで対応できるサービスを選べば、一連の作業をまとめて依頼でき、業務全体の効率化につながります。

入力精度が向上する

名刺入力代行では、専門スタッフによる入力や検証により、入力ミスや転記漏れを防ぎやすくなります。

複数人によるダブルチェックやベリファイ入力（※）など、品質管理体制が整ったサービスであれば、より高い入力精度が期待できます。AI OCRを活用している場合も、人による目視確認を組み合わせることで、文字の認識ミスを減らし、精度を高められます。

名刺の入力精度は、顧客情報の品質に直結する重要なポイントです。氏名や連絡先などに誤りがあると営業活動やCRM運用にも影響するためです。そのため、依頼先を選ぶ際は、入力方法だけでなく、どのような品質管理体制で入力精度を高めているか確認しましょう。

コストを削減できる

名刺入力を外注すると、社内で入力作業を行う場合と比べて、人件費や残業代を削減できる場合があります。展示会後など、一時的に大量の名刺が発生しても、必要な分だけ依頼できる点もメリットです。

例えば、名刺1,000枚を1枚3分で入力すると、入力作業だけで合計50時間かかります。派遣スタッフを利用する場合、データ入力職の派遣社員平均時給1,499円を参考にすると、直接賃金相当額は約7万5千円です。一方、名刺入力代行を1枚20円と仮定すると、1,000枚で2万円です。

自社で入力する場合と名刺入力代行を利用する場合のコストを比較すると、以下のとおりです。

※この比較は、入力作業にかかる直接費用を単純比較した参考例です。実際の費用は、入力項目数や発注枚数、納期、最低発注額などによって変動します。

さらに、自社で入力体制を整える場合は、採用や教育、設備などのコストも考慮する必要があります。入力作業だけでなく、データ整理やCRM登録までまとめて依頼できれば、関連業務を含めたコスト最適化につながります。

参考：求人ボックス「データ入力の仕事の年収・時給・給料情報」

名刺入力代行の費用相場

名刺入力代行の費用相場は、1枚あたり20～70円程度が目安です。料金は、入力する項目数や依頼枚数、納期などによって変動します。

名刺入力代行サービスでは、「基本項目○項目で○円」のように、入力項目数に応じて料金を設定しているケースが多く見られます。以下は、入力項目数別の費用相場です。

※料金は公開されている料金例をもとにした目安です。業者や入力項目、発注枚数、納期などによって変動します。高精度コースや少量発注などでは、追加料金によって単価が高くなる場合があります。

また、最低発注金額が設定されているサービスもあるため、単価だけでなく総額を確認することが重要です。自社で必要な入力項目や依頼枚数などを整理したうえで、複数のサービスを同じ条件で見積もりを依頼し、料金や対応範囲を比較するとよいでしょう。

名刺入力代行サービスの選び方

名刺入力代行サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、入力精度やセキュリティ対策、対応範囲を確認することが重要です。自社が求める品質や依頼したい業務を整理したうえで、条件に合うサービスを比較しましょう。

主な選定ポイントは、以下の3つです。

• 入力精度・品質管理体制を確認する

• セキュリティ対策を確認する

• 対応範囲を確認する

ここでは、それぞれの選び方について詳しく解説します。

入力精度・品質管理体制を確認する

名刺入力代行サービスを選ぶ際は、入力精度だけでなく、精度を維持するための品質管理体制も確認しましょう。

比較する際は、ダブルチェックやベリファイ入力など、入力ミスを防ぐための品質管理体制が整っているかどうかをチェックします。AI OCRを利用しているサービスの場合は、人による目視確認や修正の有無も確認しておきましょう。

入力精度は、顧客情報の品質に直結し、その後の営業活動にも影響します。料金の安さだけで判断せず、どのような方法で入力精度を高めているかを比較することが大切です。

セキュリティ対策を確認する

名刺には氏名や会社名、連絡先などの個人情報が含まれるため、依頼先がどのようなセキュリティ対策を実施しているか確認することが大切です。

選定時は、Pマーク（プライバシーマーク）、ISMSの取得状況、NDA（秘密保持契約）の締結可否など、情報管理体制をチェックしましょう。あわせて、作業場所やデータへのアクセスが適切に管理されているかも重要なポイントです。

特に大量の名刺や機密性の高い情報を扱う場合は、作業環境も重要な判断材料になります。入退室管理やアクセス制限など、セキュリティ対策を講じた専用の作業拠点で業務を行うサービスを選ぶと安心です。

対応範囲を確認する

名刺入力代行サービスを選ぶ際は、自社が任せたい業務にどこまで対応できるか確認しましょう。名刺入力に加えて、CSV・Excelでの納品やCRM・SFAへの登録まで依頼できるかも確認が必要です。

Salesforceなど、利用中のシステムへ直接登録できるサービスであれば、入力後の転記作業を削減できます。展示会後の大量入力や顧客リスト作成、重複チェックに対応できるかも確認したいポイントです。

さらに、営業事務やデータ整理まで任せられるサービスなら、名刺入力にとどまらず、関連業務全体の効率化につなげられます。現在必要な業務だけでなく、将来的に依頼範囲を広げる可能性も考慮し、自社が必要とする業務に対応できるサービスを選びましょう。

おすすめの名刺入力代行サービス

名刺入力代行サービスは、入力方法や対応範囲、セキュリティ対策などにそれぞれ特徴があります。ここでは、名刺入力を依頼できるおすすめサービス5社を紹介します。各社の特徴を比較し、自社の依頼内容や目的に合ったサービスを選ぶ際の参考にしてください。

HELP YOU データ入力

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。

HELP YOUが提供する「HELP YOU データ入力」では、名刺入力をはじめ、SalesforceなどのCRM・SFAへの登録や顧客リストの整備、営業事務まで幅広く対応。単なる入力代行ではなく、その後の業務まで見据えた支援をご提供します。

HELP YOUでは、展示会やイベント後に発生する大量の名刺入力や、顧客データの移行・整理など、繁忙期のスポット業務にも柔軟に対応しています。
入力したデータはSalesforceなどのCRM・SFAへ登録することも可能です。名刺入力だけで終わらず、営業活動ですぐに活用できる状態までサポートします。

機密情報を含む名刺データも、自社BPOセンターの厳格なセキュリティ体制のもと、安全に管理・入力します。サービスの詳細は、ぜひ資料をご覧ください。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

Sansan

名刺de商売繁盛

ビーアウト

シスプロデータプロ

名刺入力代行の依頼の流れ

名刺入力代行サービスは、問い合わせ・見積もり・発注・名刺の入稿・データ入力・納品という流れで利用するのが一般的です。

多くのサービスでは、利用前に見積もりや対応範囲を確認し、内容に納得したうえで発注します。その後、手元の名刺をサービス提供会社に送り、入力・検証を経てデータが納品されます。

具体的な流れを把握しておくと、依頼前に必要な準備やスケジュールを確認しやすくなります。

気になるサービスが見つかったら、まずは見積もりを依頼し、料金や対応範囲、納品形式などを比較してみましょう。HELP YOUでは、大量の名刺入力からCRM・SFAへの登録まで、お客様のご要望に応じた最適なプランをご提案しています。

名刺入力代行のよくある質問（FAQ）

名刺入力代行を検討する際は、依頼できる枚数や納品形式、費用や個人情報の管理などに疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、名刺入力代行でよくある質問と回答をまとめてご紹介します。

名刺入力代行は少量でも依頼できますか？

A. はい、サービスによっては少量からでも依頼できます。

ただし、最低発注枚数は依頼先によって異なるため、事前に確認しましょう。数十枚から受け付けているサービスもあれば、数千枚以上の大量入力を専門としているサービスもあります。

特に大量の名刺を依頼する場合は、これまでの対応実績に加え、希望する納期までに処理できる体制が整っているかも確認しておくと安心です。少量・大量を問わず、自社の依頼枚数に対応できるサービスを選ぶことが重要です。

名刺入力代行ではどのような形式で納品されますか？

A. 名刺入力代行の納品形式は、ExcelやCSVが一般的です。

Googleスプレッドシートや、自社で指定したフォーマットでの納品に対応しているサービスもあります。サービスによっては、CRMやSFA、顧客管理システムへの登録まで依頼できるため、納品後に自社でデータを転記する手間を省けます。

利用中のシステムに登録・連携したい場合は、依頼先が対応しているか事前に確認しましょう。

名刺入力代行の費用はどのように決まりますか？

A. 名刺入力代行の費用は、依頼内容によって異なります。

料金は1枚あたりの単価だけでなく、入力する項目数や依頼枚数、納期、オプションの有無などによって変動します。大量に発注する場合は、1枚あたりの単価が割安になるケースもあります。

正確な料金を把握するには、自社の依頼条件を伝えたうえで、事前に見積もりを依頼するのがおすすめです。複数のサービスを比較する際は、料金だけでなく、入力精度やセキュリティ対策、対応範囲もあわせて確認すると、自社に適した依頼先を選びやすくなります。

名刺入力代行では個人情報や機密情報は安全に管理されますか？

A. 依頼先のセキュリティ対策や情報管理体制によって異なります。個人情報を扱うため、セキュリティ対策が整ったサービスを選ぶことが重要です。

名刺には氏名や連絡先などの個人情報が含まれるため、依頼先のセキュリティ体制は重要な選定ポイントです。NDA（秘密保持契約）を締結できるかをはじめ、ISMSやPマークの取得状況、データへのアクセス権限管理などを確認しましょう。

情報漏えいのリスクを抑えるためには、セキュリティ対策に加え、名刺入力や個人情報を扱う業務の実績がある事業者を選ぶことが重要です。

名刺入力代行のまとめ

名刺入力代行を活用すれば、大量の名刺を効率よくデータ化し、営業担当者やバックオフィス担当者が本来の業務に集中する時間を確保できます。特に、展示会やイベント後は、入力作業を手放すことで、お礼メールや商談フォローなどの営業活動を迅速に進められます。

依頼先を選ぶ際は、料金だけでなく、入力精度やセキュリティ対策、対応範囲を比較することが重要です。CRM・SFAへの登録や顧客リスト作成まで依頼できれば、名刺入力後の作業も含めて効率化できます。

HELP YOUでは、名刺入力からCRM・SFAへの登録、営業事務まで幅広く対応しています。名刺入力にかかる時間を削減し、チームが本来の業務に充てられる時間を増やしたい方は、ぜひHELP YOUへご相談ください。

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