AIで業務を効率化するには、まず現状を棚卸しすることが重要です。不要な作業や工程を削減し、業務フローを整えたうえで、AIを活用する範囲を見極めましょう。小規模な業務から導入し、効果の検証と改善を重ねることで、自社に合ったAI活用を定着させやすくなります。
本記事では、営業・経理・マーケティング・人事など、業務別のAI活用方法をはじめ、目的別のおすすめAIツール、AI導入の進め方、成功のポイントを解説します。
自社に合ったAI活用で、着実に業務効率化を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
AI活用への期待は高いが、実践できている企業は少ない
AIを業務で活用する企業が増える一方、自社の業務でどのように活用すればよいのか分からない人も少なくありません。
株式会社ニットが行った「AI利用に関する調査」では、AIを業務で利用していない理由として、「業務上、特に必要性を感じていない」が50.8％と最も多くなっています。
また、「自分の周りに利用している人がいない」「自分の業務には活かしづらい」「導入方法や使い方がよく分からない」といった回答も見られました。
AIの必要性を感じていないだけでなく、具体的な活用方法をイメージできていないことも、業務でのAI利用を妨げる要因と考えられます。
一方、すでにAIを利用している人は、文章の下書きや情報検索など、日常業務の身近なタスクにAIを取り入れています。最初から高度な自動化を目指す必要はありません。まずは、自分の業務のどこにAIを活用できるのかを明確にすることが、AIによる業務効率化の第一歩です。
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AIで効率化できる業務
AIは、営業や経理、マーケティング、人事・採用、バックオフィスなど、幅広い業務の効率化に活用できます。特に、文章作成やデータ入力、情報収集など、定型的・反復的な作業はAIを活用しやすい領域です。
ここでは、各業務でAIをどのように活用できるのか、具体例とともに解説します。
営業
営業では、情報収集から提案、商談後の事務作業まで、幅広い業務をAIで効率化できます。具体的には、次のような業務が対象です。
＜AIを活用できる営業業務＞
- 営業リスト作成
- 提案書作成
- 営業メール作成
- 商談の文字起こし・要約
- CRMへの入力・活動履歴の整理
営業リストや資料の作成、商談後の入力作業をAIで効率化することで、事務作業の負担を減らせます。その結果、営業担当者は顧客へのヒアリングや提案など、売上につながる活動により多くの時間を充てられます。
経理
経理では、AIを活用することで、データ入力や照合などの定型業務を効率化できます。具体的には、次のような業務が対象です。
＜AIを活用できる経理業務＞
- 請求書処理
- AI-OCRによるデータ入力
- 経費精算
- 仕訳の補助
- 帳票・レポートの作成
入力や照合などの定型業務をAIで効率化することで、経理担当者は数値分析や経営判断に必要な情報整理など、より付加価値の高い業務に注力できます。
マーケティング
マーケティングでは、コンテンツ制作から市場調査、データ分析まで幅広い業務をAIで効率化できます。具体的には、次のような業務が対象です。
＜AIを活用できるマーケティング業務＞
- SEO記事作成
- SNS投稿作成
- 広告コピー作成
- 市場調査
- データ分析・レポート作成
コンテンツ制作や情報収集・分析などをAIで効率化することで、マーケティング担当者は企画立案や施策改善など、より戦略的な業務に時間を充てられます。
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人事・採用
人事・採用では、採用活動や社内対応に伴う定型業務をAIで効率化できます。具体的には、次のような業務が対象です。
＜AIを活用できる人事・採用業務＞
- 求人票の作成
- スカウトメールの作成
- 応募者対応
- 面接内容の文字起こし・要約
- 社内FAQへの対応
求人票の作成や応募者対応などをAIで補助することで、採用担当者の作業負担を軽減できます。その結果、採用・人事担当者は、候補者との対話や人材育成など、人が担うことに価値のある業務に時間をかけやすくなります。
バックオフィス・総務
バックオフィスや総務では、社内対応や文書作成など、日常的に発生する事務作業をAIで効率化できます。具体的には、次のような業務が対象です。
＜AIを活用できるバックオフィス・総務業務＞
- 社内問い合わせ対応
- 議事録の作成
- 契約書チェック補助
- データ入力
- 社内文書の作成
問い合わせ対応や文書作成などの日常業務をAIで効率化することで、社内対応をスムーズに進められます。その結果、担当者は従業員サポートや制度整備、業務改善など、より重要度の高い業務に取り組みやすくなります。
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業務効率化におすすめのAIツール【目的別】
業務効率化に使うAIツールは、効率化したい業務や目的に合わせて選ぶことが重要です。AIツールには、文章作成や議事録作成、データ入力、情報収集、業務自動化など、それぞれ得意分野があります。自社の業務内容や効率化したい作業を明確にしたうえで、目的に合ったツールを選びましょう。
株式会社ニットが実施した「AI利用に関する調査」によると、業務でAIを利用している人が使うツールは、ChatGPTが57.4％と最も多く、Geminiが43.3％、Microsoft Copilotが28.2％と続きます。
ただし、利用率の高さだけで選ぶのではなく、各ツールの得意分野を見極めることが大切です。文章・資料作成に強いツールから、会議の文字起こし、書類処理、情報収集、定型業務の自動化に適したツールまで、それぞれ特徴が異なります。
以下の表に、業務効率化に役立つAIツールを目的別にまとめました。各ツールの特徴や得意分野を比較し、自社の業務に合ったツールを選びましょう。
| 目的 | おすすめAIツール | 主な用途 |
|---|---|---|
| 文章作成・資料作成 | ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot | メール作成、企画書・提案書作成、文章の要約、アイデア出し |
|
会議・コミュニケーション |
Notta、tl;dv、Microsoft Teams Copilot | 会議の文字起こし、議事録作成、会議内容の要約 |
| データ入力・書類処理 | AI OCR、DX Suite、AI inside | 紙書類のデータ化、請求書処理、手書き情報の読み取り |
| 情報収集・リサーチ | ChatGPT、Perplexity、Gemini | 市場調査、競合調査、情報整理、資料作成の下調べ |
| 業務自動化 | Microsoft Power Automate、UiPath、Zapier | 定型業務の自動化、システム連携、データ転記 |
文章作成・資料作成におすすめのAI
文章作成・資料作成には、ChatGPTやClaude、Gemini、Microsoft Copilotなどの生成AIがおすすめです。
これらのツールを使えば、メールや企画書、提案書、報告書などの下書きを効率化できます。長文の要約や構成案の作成、アイデア出しにも活用でき、議事録の整理やプレゼン資料の作成にも役立ちます。
各ツールには強みがあるため、作成したい文章・資料の種類や、普段利用している業務環境に合わせて選びましょう。
| AIツール | 特徴 | 得意分野 |
|---|---|---|
| ChatGPT | 幅広い用途に対応できる汎用性 | 文章作成、要約、アイデア出し |
| Claude | 長文の読み込み・文章生成に強み | 長文要約、文書作成・推敲 |
| Gemini | Googleの各種サービスと連携 | 情報整理、文章・資料作成 |
| Microsoft Copilot | Microsoft 365と連携 | Word・PowerPointなどを使った資料作成 |
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会議・コミュニケーションにおすすめのAI
会議・コミュニケーションの効率化には、Nottaやtl;dvなどのAI議事録ツールが役立ちます。
会議の音声を自動で文字起こしし、内容の要約やタスクの抽出、翻訳まで行えます。社内会議だけでなく、顧客との商談やオンラインミーティングなど、幅広い場面で活用できます。
データ入力・書類処理におすすめのAI
データ入力や書類処理の効率化には、AI-OCRツールが適しています。
AI-OCRは、紙やPDFの請求書、申込書、アンケートなどを読み取り、記載された文字や数値を自動でデータ化します。
従来のOCRは、決まった位置や形式の文字を読み取るのが中心でした。一方、AI-OCRはAIを活用して文字やレイアウトを認識するため、手書き文字や形式の異なる帳票にも対応しやすい点が特徴です。
情報収集・リサーチにおすすめのAI
情報収集・リサーチには、PerplexityやGemini、ChatGPT SearchなどのAIツールが役立ちます。
Web上の情報を効率よく収集・整理できるため、市場調査や競合調査、業界動向の把握、データ分析などに活用できます。
ただし、AIが提示する情報には、誤りや古い情報が含まれる可能性があります。調査結果をそのまま利用せず、参照元の一次情報まで確認し、情報の正確性や最新性を確かめることが重要です。
業務自動化におすすめのAI
業務自動化には、Microsoft CopilotやAIエージェントなどを活用できます。
AIエージェントなどを活用すれば、定型業務の自動化に加え、情報収集や内容の判断、システムへの入力など、複数のタスクを組み合わせて実行できます。
AIだけでは自動化しにくい定型処理まで含めて効率化するには、AIとRPAを組み合わせる方法も有効です。RPAは、あらかじめ設定したルールに沿って、データ入力やファイル転記などの定型処理を自動化することを得意とします。
一方、AIは、情報をもとに判断や文章の生成を得意とします。それぞれの強みを組み合わせることで、「AIが内容を判断・生成し、RPAが決められた手順で処理する」といった業務の自動化が可能になります。
AIによる業務効率化のステップ
AIによる業務効率化では、いきなりAIツールを導入せず、まず既存業務を整理することが重要です。TeslaやSpaceXを率いたイーロン・マスク氏も、業務改善では不要な工程の削除や最適化を先に進め、「最後に自動化する」という考え方を示しています。
この考え方を参考に、AIによる業務効率化の進め方を5つのステップで解説します。
ステップ1. 業務を棚卸しし、AI化すべき業務を明確にする
まずは、現在の業務を棚卸しし、AIを活用すべき業務を明確にします。業務の目的や必要性、具体的な手順を整理することで、時間や手間がかかっている作業を可視化できます。そのうえで、AIによる効率化に適した業務を見極めましょう。
目的や手順が曖昧なままAIツールを導入すると、不要な業務まで自動化し、かえって非効率になる可能性があります。AI化を進める前に、まず「その業務自体が本当に必要なのか」を確認することが重要です。
業務を棚卸しする際は、以下の観点で見直しましょう。
-
なぜこの業務を行っているのか
-
本当に必要な工程なの
-
か慣習や前例だけで続けていないか
-
AIによって効率化すべき業務なのか
AIを効果的に活用するには、どの業務を効率化すべきかを明確にすることが欠かせません。まずは、現在の業務を整理し、AI化の優先順位を把握するために、業務棚卸しを行いましょう。
「HELP YOU」では、AI導入前の業務整理に役立つ「営業業務棚卸シート活用ガイド」をご用意しています。
ステップ2. 不要な業務・工程を削減する
次に、不要な業務や工程を削減します。「そもそもこの業務は必要か」「なくせる工程はないか」という視点で見直すことが重要です。
不要な作業を残したままAIで自動化しても、非効率な業務がそのまま残り、十分な効果を得られない可能性があります。
ステップ1で棚卸しした業務のなかに、次のような見直せる作業がないか確認しましょう。
- 目的が曖昧な定例会議をなくす
- 二重入力や重複チェックを削減する
- 不要な承認をなくし、フローを簡略化する
ステップ3. 業務フローをシンプルにする
不要な業務や工程を削減した後は、残った業務の流れをシンプルにします。作業手順や判断基準が整理された業務ほど、AIを活用しやすいためです。
担当者によって進め方や判断が異なる業務は、手順や判断基準を明確にして標準化しましょう。業務フローを整理し、誰が担当しても同じ手順で進められる状態にすることで、AIによる自動化を進めやすくなります。
具体的には、次の観点から業務フローを見直しましょう。
- 作業手順を減らせないか
- 担当者によって進め方が異なっていないか
- 必要な情報が整理されているか
- 判断基準が明確になっているか
ステップ4. AIで自動化する
業務を整理・最適化した後は、自社のどの業務にAIを使えば効果が出るかを見極め、自動化します。「AIで何ができるか」から考えるのではなく、業務の目的や特性を踏まえて、AIと相性のよい業務を選ぶことが重要です。
不要な工程や複雑な業務フローを見直しておくことで、AIの効果を引き出しやすくなります。不要な業務を残したまま自動化すると、非効率な業務まで自動化してしまう可能性があるため、AI化は業務を整理した後に行いましょう。
AIは、業務の特性に応じて活用することが重要です。特に、次のような業務はAIと相性がよく、効率化の効果を期待できます。
- メールや資料の作成
- 会議内容の要約
- データの整理・分析
- 問い合わせ対応
ステップ5. 効果を検証し、改善を続ける
AI導入後は、効果を検証しながら運用方法を継続的に改善します。導入して終わりにせず、導入前後の業務時間や作業量などを比較し、成果を数値で確認することが重要です。
たとえば、「メール作成時間を何分削減できたか」「議事録作成の工数がどれだけ減ったか」など、具体的な指標を設定して効果を測定します。あわせて、AIの出力精度や業務フローとの相性も確認し、必要に応じてプロンプトや運用ルールを見直しましょう。
成果が確認できた業務は、他部署や他業務への展開を検討します。小さく導入し、検証と改善を重ねながら活用範囲を広げることで、全社的な業務効率化につなげられます。
AI導入・業務効率化を成功させるポイント
AI導入による業務効率化を成功させるには、安全かつ継続的に活用できる環境づくりが欠かせません。特に、次の3つのポイントを押さえましょう。
- セキュリティ対策を徹底する
- AIが活用できるデータ・業務を整備する
- AIを活用できる体制を整える
セキュリティ対策を徹底する
生成AIを業務で利用する際は、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が欠かせません。サービスや契約プラン、利用設定によっては、入力した情報がAIの学習やサービス改善に使われる場合があります。
そのため、顧客情報や個人情報、機密情報などを入力する際は、データの取り扱い条件を確認する必要があります。
AIツール導入前には、セキュリティ機能や入力データの取り扱い方針を確認しましょう。あわせて、「AIに入力してよい情報・入力してはいけない情報」を明確にし、社内ルールとして周知することも重要です。
必要に応じて入力データをAIの学習に利用しない設定を行うほか、アクセス制御や管理機能などが充実した法人向けサービスを選ぶことで、より安全にAIを活用できます。
AIが活用できるデータ・業務を整備する
AIの効果を高めるには、データや業務を整理・標準化し、AIが活用しやすい環境を整えることが重要です。社内データが複数の場所に散在していたり、担当者によって業務の進め方が異なったりすると、AIを導入しても十分な効果を得にくくなります。
導入前に、業務マニュアルや社内ルール、過去の資料などを整理し、必要な情報を参照しやすい状態にしましょう。あわせて、業務フローや入力フォーマット、判断基準を標準化することで、AIを活用しやすくなり、業務効率化や自動化につなげやすくなります。
AIを活用できる体制を整える
AIを業務に定着させるには、担当者の育成や利用ルールの整備、現場への定着支援が欠かせません。導入後も効果を検証し、継続的に改善できる仕組みを構築しましょう。
ただし、中小企業では、AIに詳しい人材の確保・育成が難しい場合もあります。通常業務と並行して導入を進めることが負担になるケースもあるでしょう。
その場合は、業務整理からAI導入、運用設計まで支援できる外部パートナーの活用も有効です。専門的な知見を取り入れることで、自社だけで試行錯誤するよりも、スムーズにAI活用を進められます。
AI活用による業務効率化は「HELP YOU+Tech」におまかせ
AIを業務で効果的に活用するには、ツールを導入するだけでなく、業務整理やシステム連携、運用体制の構築まで含めて進めることが重要です。しかし、専門人材の確保や育成が難しく、自社だけで推進することに課題を感じる企業も少なくありません。
「HELP YOU+Tech」は、AIやRPAなどのテクノロジーと人の対応力を組み合わせ、業務整理からAI導入、運用・改善まで一貫して支援。企業ごとの業務に合わせた最適な仕組みを構築し、AIを活用した業務効率化と生産性向上をサポートします。
HELP YOU+Techの特徴
「HELP YOU+Tech」は、AI・RPAによる業務自動化と、人の判断・対応を融合した次世代型アウトソーシング（BPO）サービスです。
専門エンジニアによる環境構築から、日々の運用・改善までワンストップでサポートします。
| 特徴 | ・専門エンジニアが環境構築まで対応し、導入負担を軽減 ・AI×人×RPAを組み合わせ、スピードと正確性を両立 ・AIのデータは学習に利用せず、厳格なセキュリティ体制で運用 |
|---|---|
| こんな課題におすすめ | ・AIを導入したが業務に定着しない ・複数のSaaSやシステムを連携したい ・大量のデータ処理や更新業務を効率化したい ・AIだけでは対応できない業務もまとめて改善したい |
| 対応内容 | ・定型業務の自動化・仕組み化 ・API・iPaaSを活用したシステム連携 ・大量の登録・更新業務の自動化 ・AI OCRを活用した紙書類のデータ化 ・スクレイピングやデータベースを活用したリスト作成 |
| 対応業務例 | ・営業：営業リスト作成、SFA・CRM連携、名刺情報のデータ化 ・経理：請求書処理、会計システム連携、経費精算業務 ・マーケティング：広告データ集計、レポート作成、データ取得 ・採用：スカウト送信、求人票更新、社員情報管理 ・秘書：出張申請の処理、紙書類データ化、反社チェック |
| 連携可能サービス | Salesforce、HubSpot、kintone、freee、マネーフォワードをはじめ、国内外700以上のSaaS・AIと連携可能 |
| 実績 | 累計1,000クライアント以上、平均継続利用率98% |
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▼サービス詳細は、以下のボタンから資料を無料ダウンロードしてご確認ください
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
AI業務効率化事例：定型業務をAI・RPAで自動化
AI業務効率化の事例として、繰り返し発生する定型業務をAI・RPAで自動化する方法があります。
人・AI・RPAにはそれぞれ得意な処理があり、役割を分担することで、業務を効率化できます。
- 人：状況に応じた判断や柔軟な対応
- AI：文章の理解や情報の分類・要約など、一定の判断を伴う処理
- RPA：Excelへの入力やシステム間のデータ転記など、ルール化された定型処理
人とAI・RPAがそれぞれの強みを活かして業務を分担することで、繰り返し作業にかかる時間を削減できます。人は、判断や顧客対応など、より付加価値の高い業務に注力できます。
AI業務効率化事例：システム・サービス連携で業務を効率化
AIによる業務効率化の事例として、複数のシステムやSaaSを連携し、データの入力・転記を自動化する方法があります。
たとえば、SalesforceやHubSpot、Slack、Chatwork、freee、SmartHR、Google Workspaceなどを連携することで、ツール間でデータを自動共有できます。
具体的には、次のような効率化が可能です。
- 異なるツール間のデータ入力・転記を自動化
- 二重入力やデータの往復を削減
- リアルタイムな情報共有を実現
システム間でデータを自動連携することで、手作業による入力や転記を減らせます。入力ミスの防止や情報共有の迅速化にもつながり、業務全体の効率化を図れます。
AIで業務効率化する際によくある質問（FAQ）
AIで業務効率化を進める際は、「どの業務に活用できるのか」「中小企業でも導入できるのか」など、さまざまな疑問が生じます。AI導入を成功させるには、AIで効率化できる業務や導入時の注意点を正しく理解することが大切です。
ここでは、AIによる業務効率化に関するよくある質問に回答します。
AIで業務効率化できる業務は何ですか？
A. AIは、文章作成や議事録作成、メール対応、データ入力、情報収集、問い合わせ対応など、幅広い業務の効率化に活用できます。
特に、繰り返し発生する定型作業や、大量の情報・データを扱う業務では、AIによる効率化が期待できます。作業時間や入力・転記などの負担を減らすことで、担当者は判断や企画、顧客対応など、より付加価値の高い業務に集中できます。
中小企業でもAIで業務効率化できますか？
A. はい。中小企業でも、AIを活用した業務効率化は十分可能です。
近年は、低コストで利用できる生成AIやAIツールも増えており、大規模なシステム開発をせずに導入できるものもあります。
まずは、議事録やメールの作成、情報収集など、比較的取り組みやすい業務から小さく始め、効果を検証しながら活用範囲を広げるのがおすすめです。
AI導入で失敗しないためのポイントは何ですか？
A. AI導入で失敗しないためには、いきなりツールを導入せず、まず既存業務を棚卸しすることが重要です。
「本当に必要な業務か」「削減できる工程はないか」を見直したうえで、AIを活用する業務を明確にしましょう。その後、目的に合ったAIツールを選び、小規模な業務から導入します。
導入後は効果を検証し、必要に応じて業務フローや運用方法を改善することで、自社に合ったAI活用を定着させやすくなります。
AIだけで業務を自動化できますか？
A. AIだけですべての業務を自動化できるとは限りません。業務の特性に応じて、AI・RPA・人それぞれの強みを組み合わせることが効果的です。
AIは、文章生成や要約、情報の分類など、判断や生成を伴う処理を得意とします。RPAは、システム間のデータ転記など、決められたルールに沿った定型処理に適しています。一方、最終的な判断やイレギュラーなど、状況に応じた柔軟な対応は、人が担います。
それぞれの得意分野に応じて役割を分担することで、AIだけでは対応しにくい業務も含め、より効率的に業務を進められます。
AI業務効率化のまとめ
AIによる業務効率化で重要なのは、いきなり自動化するのではなく、まず既存業務を見直すことです。業務を棚卸しし、不要な作業や工程を削減したうえで、AIを活用する業務を見極めましょう。
非効率な業務をそのまま自動化するのではなく、業務そのものをシンプルにしてからAIを取り入れることが、AIによる業務効率化の効果を高めるポイントです。
AIだけで完結しない業務では、RPAや既存システムとの連携も有効です。小さく導入し、効果の検証と改善を重ねながら、自社の業務に合った活用方法へと最適化していきましょう。
自社だけで業務整理からAI導入・運用まで進めるのが難しい場合は、外部の専門家を活用するのも一つの方法です。「HELP YOU +Tech」では、AI・RPAと人それぞれの強みを組み合わせ、業務整理から導入・運用まで一貫して支援します。AIを活用して業務効率化を進めたい方は、ぜひご相談ください。
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