展示会やイベント、営業活動で集まった大量の名刺は、「名刺入力代行サービス」を活用することで、業務で活用しやすい顧客データとして一元管理できます。入力作業を外注すれば、営業担当者が顧客対応や商談フォローなどのコア業務に充てる時間も確保しやすくなります。
名刺入力代行を選ぶ際は、次の3点を確認しましょう。
本記事では、名刺入力代行を利用するメリットや費用相場、選び方、おすすめのサービスなどを紹介します。大量の名刺入力に時間を取られている方や、自社に合った名刺入力代行サービスを比較・検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
名刺入力代行サービスに依頼できる主な「入力業務」は、以下のとおりです。
| 業務内容 | 概要 |
|---|---|
| 名刺情報のデータ入力 | 氏名・会社名・部署・住所・電話番号・メールアドレスなどをデータ化 |
| 画像・PDFからのデータ化 | スマートフォンで撮影した画像やスキャンデータから入力可能 |
| Excel・CSV納品 | 指定フォーマットでデータを納品 |
| 大量名刺の一括入力 | 展示会・イベント後など、大量の名刺入力にも対応 |
| 外国語名刺の入力 | 英語・中国語など、外国語表記の名刺に対応するサービスもある |
さらに、サービスによっては、名刺をデータ化するだけでなく、その後のCRM（顧客関係管理）・SFA（営業支援システム）への登録や顧客リストの作成、データ整理なども依頼できます。
こうした周辺業務までをまとめて任せることで、営業担当者は名刺情報の整理や転記に費やしていた時間を減らせます。その結果、顧客対応などのコア業務に充てる時間を確保しやすくなります。
主な「入力後の業務」は、以下のとおりです。
| 業務内容 | 概要 |
|---|---|
| CRM・SFAへの登録 | Salesforceなどの顧客管理システムへデータを直接登録 |
| 顧客リスト作成 | 営業リスト・DMリストなど用途に合わせてデータを加工 |
| データ整理・重複チェック | 名寄せ・データクレンジング・重複削除などを実施 |
| 営業事務支援 | 名簿管理・データ更新などの事務作業 |
| 情報の補完 | 企業URLや不足情報などをリサーチして追記 |
| 各種データ入力 | アンケート・申込書・名簿など、名刺以外の入力にも対応 |
対応範囲はサービスによって異なるため、自社で依頼したい業務に対応しているか事前に確認することが重要です。
主なメリットは、以下の3つです。
コア業務に集中できる
入力精度が向上する
コストを削減できる
ここでは、各メリットについて詳しく解説します。
名刺入力を外注すると、営業担当者やバックオフィス担当者が入力作業から解放され、本来の業務に集中しやすくなります。特に展示会やイベント後は、大量の名刺入力に時間を取られがちです。入力業務を外注すれば、お礼メールの送信や商談のフォローなど、次の営業活動を迅速に始められます。
繁忙期に入力業務が集中した場合も、外注によって業務負担を平準化できます。残業や一時的な人員確保の負担を軽減できる点もメリットです。
さらに、名刺入力だけでなく、CRMへの登録や顧客リスト作成まで対応できるサービスを選べば、一連の作業をまとめて依頼でき、業務全体の効率化につながります。
名刺入力代行では、専門スタッフによる入力や検証により、入力ミスや転記漏れを防ぎやすくなります。
複数人によるダブルチェックやベリファイ入力（※）など、品質管理体制が整ったサービスであれば、より高い入力精度が期待できます。AI OCRを活用している場合も、人による目視確認を組み合わせることで、文字の認識ミスを減らし、精度を高められます。
名刺の入力精度は、顧客情報の品質に直結する重要なポイントです。氏名や連絡先などに誤りがあると営業活動やCRM運用にも影響するためです。そのため、依頼先を選ぶ際は、入力方法だけでなく、どのような品質管理体制で入力精度を高めているか確認しましょう。
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※ベリファイ入力とは：複数の担当者が同じデータをそれぞれ入力し、その結果を照合する二重チェック方式のことです。 |
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名刺入力を外注すると、社内で入力作業を行う場合と比べて、人件費や残業代を削減できる場合があります。展示会後など、一時的に大量の名刺が発生しても、必要な分だけ依頼できる点もメリットです。
例えば、名刺1,000枚を1枚3分で入力すると、入力作業だけで合計50時間かかります。派遣スタッフを利用する場合、データ入力職の派遣社員平均時給1,499円を参考にすると、直接賃金相当額は約7万5千円です。一方、名刺入力代行を1枚20円と仮定すると、1,000枚で2万円です。
自社で入力する場合と名刺入力代行を利用する場合のコストを比較すると、以下のとおりです。
| 作業方法 | 前提単価 | 1,000枚の概算コスト |
|---|---|---|
| 派遣スタッフを利用した社内入力 | データ入力職の派遣平均時給1,499円、1枚3分 | 直接賃金相当：74,950円 |
| 名刺入力代行（単価20円で試算） | 20円／枚 | 20,000円 |
※この比較は、入力作業にかかる直接費用を単純比較した参考例です。実際の費用は、入力項目数や発注枚数、納期、最低発注額などによって変動します。
さらに、自社で入力体制を整える場合は、採用や教育、設備などのコストも考慮する必要があります。入力作業だけでなく、データ整理やCRM登録までまとめて依頼できれば、関連業務を含めたコスト最適化につながります。
参考：求人ボックス「データ入力の仕事の年収・時給・給料情報」
名刺入力代行サービスでは、「基本項目○項目で○円」のように、入力項目数に応じて料金を設定しているケースが多く見られます。以下は、入力項目数別の費用相場です。
| 項目数 | 入力項目 | 費用相場（単価） |
|---|---|---|
| 5項目 | 名前、会社名、郵便番号、住所、電話番号 | 19～37円程度 |
| 8項目 | 5項目＋部署名、役職名、e-mail | 21円～35円程度 |
| 10項目 | 8項目＋FAX番号、URL | 29円～68円程度 |
※料金は公開されている料金例をもとにした目安です。業者や入力項目、発注枚数、納期などによって変動します。高精度コースや少量発注などでは、追加料金によって単価が高くなる場合があります。
また、最低発注金額が設定されているサービスもあるため、単価だけでなく総額を確認することが重要です。自社で必要な入力項目や依頼枚数などを整理したうえで、複数のサービスを同じ条件で見積もりを依頼し、料金や対応範囲を比較するとよいでしょう。
主な選定ポイントは、以下の3つです。
入力精度・品質管理体制を確認する
セキュリティ対策を確認する
対応範囲を確認する
ここでは、それぞれの選び方について詳しく解説します。
名刺入力代行サービスを選ぶ際は、入力精度だけでなく、精度を維持するための品質管理体制も確認しましょう。
比較する際は、ダブルチェックやベリファイ入力など、入力ミスを防ぐための品質管理体制が整っているかどうかをチェックします。AI OCRを利用しているサービスの場合は、人による目視確認や修正の有無も確認しておきましょう。
入力精度は、顧客情報の品質に直結し、その後の営業活動にも影響します。料金の安さだけで判断せず、どのような方法で入力精度を高めているかを比較することが大切です。
名刺には氏名や会社名、連絡先などの個人情報が含まれるため、依頼先がどのようなセキュリティ対策を実施しているか確認することが大切です。
選定時は、Pマーク（プライバシーマーク）、ISMSの取得状況、NDA（秘密保持契約）の締結可否など、情報管理体制をチェックしましょう。あわせて、作業場所やデータへのアクセスが適切に管理されているかも重要なポイントです。
特に大量の名刺や機密性の高い情報を扱う場合は、作業環境も重要な判断材料になります。入退室管理やアクセス制限など、セキュリティ対策を講じた専用の作業拠点で業務を行うサービスを選ぶと安心です。
名刺入力代行サービスを選ぶ際は、自社が任せたい業務にどこまで対応できるか確認しましょう。名刺入力に加えて、CSV・Excelでの納品やCRM・SFAへの登録まで依頼できるかも確認が必要です。
Salesforceなど、利用中のシステムへ直接登録できるサービスであれば、入力後の転記作業を削減できます。展示会後の大量入力や顧客リスト作成、重複チェックに対応できるかも確認したいポイントです。
さらに、営業事務やデータ整理まで任せられるサービスなら、名刺入力にとどまらず、関連業務全体の効率化につなげられます。現在必要な業務だけでなく、将来的に依頼範囲を広げる可能性も考慮し、自社が必要とする業務に対応できるサービスを選びましょう。
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
HELP YOUが提供する「HELP YOU データ入力」では、名刺入力をはじめ、SalesforceなどのCRM・SFAへの登録や顧客リストの整備、営業事務まで幅広く対応。単なる入力代行ではなく、その後の業務まで見据えた支援をご提供します。
| 特徴 |
・AI×ロボット×人手を組み合わせた最適な入力体制 ▼サービスの詳細はこちら |
|---|---|
| 対応業務 | 名刺入力、名刺データ化、CRM・SFA登録（Salesforce等）、顧客リスト作成、データ整理・営業事務など |
| セキュリティ体制 |
・Pマーク取得 ▼BPOセンターの詳細はこちら |
| 料金 | 初期費用無料、10万円～（税別） ※ボリュームに応じて個別見積り |
| 実績 | ・1,000クライアント以上 ・継続率98％ ・導入企業：旭化成株式会社、三井不動産ビルマネジメント株式会社、イオンリテール株式会社など |
HELP YOUでは、展示会やイベント後に発生する大量の名刺入力や、顧客データの移行・整理など、繁忙期のスポット業務にも柔軟に対応しています。
入力したデータはSalesforceなどのCRM・SFAへ登録することも可能です。名刺入力だけで終わらず、営業活動ですぐに活用できる状態までサポートします。
機密情報を含む名刺データも、自社BPOセンターの厳格なセキュリティ体制のもと、安全に管理・入力します。サービスの詳細は、ぜひ資料をご覧ください。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
| 特徴 | ・法人向け名刺管理・営業AXサービス ・AI×オペレーターによる入力で名刺情報をデータ化 ・99.9％の精度 ・システム・人材・オペレーションの各面で情報漏洩対策を実施 ・SalesforceなどのSFA・CRMとの連携に対応 |
|---|---|
| おすすめな企業 | ・名刺の入力精度を重視する企業 ・名刺情報を全社で一元管理・活用したい企業 ・SFA・CRM・MAと連携して顧客データを活用したい企業 |
| 料金 | ・要問い合わせ ※課題やニーズに応じてプラン・オプションを提案 |
| 特徴 | ・クラウド型の名刺管理サービス ・国内の専属オペレーターが入力作業を担当 ・ほぼ100％の精度 ・Pマーク取得、データセンターで高度なセキュリティ対策を実施 ・APIを利用してSFA・CRM・MAなどの外部システムと連携可能 |
|---|---|
| おすすめな企業 | ・名刺の入力精度を重視する企業 ・展示会やイベント後、名刺やアンケートをすばやくデータ化したい企業 ・利用人数を気にせず、社員全員で利用したい企業 |
| 料金 | ・月額：32,000円（利用者数無制限） ・名刺デジタル化料金：40円／枚 ※すべて税抜き |
| 特徴 | ・トリプルチェックによる品質管理 ・Pマーク認定事業者 ・名刺入力のほか、営業リスト作成やアンケート入力・集計などにも対応 |
|---|---|
| おすすめな企業 | ・納品前のチェック体制を重視する企業 ・入退室やPCの管理など、作業環境のセキュリティを重視する企業 ・名刺入力以外の単純作業・軽作業もまとめて依頼したい企業 |
| 料金 | ・必須5項目：15円～／枚 ・基本8項目：25円～／枚 ※ベリファイ入力の有無により料金が変動 |
| 特徴 | ・ベリファイ入力による高い入力精度 ・英語・中国語（簡体字）の名刺入力にも対応 ・担当者ごとのExcelシート分けが10シートまで無料 |
|---|---|
| おすすめな企業 | ・英語・中国語の名刺入力を依頼したい企業 ・担当者ごとに名刺データを分けて管理したい企業 ・名刺入力後のDM発送やメール配信までまとめて依頼したい企業 |
| 料金 | ・基本8項目：21円／枚 ・e-mail：+7.5円、URL：+7.5円、携帯電話：+2.5円 ※入力料金の合計が12,000円未満（税抜き）の場合は、一律12,000円（税抜き） |
多くのサービスでは、利用前に見積もりや対応範囲を確認し、内容に納得したうえで発注します。その後、手元の名刺をサービス提供会社に送り、入力・検証を経てデータが納品されます。
具体的な流れを把握しておくと、依頼前に必要な準備やスケジュールを確認しやすくなります。
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■問い合わせ ↓ ■見積り・打合せ ↓ ■発注・契約 ↓ ■名刺の入稿 ↓ ■データ入力・検証 ↓ ■納品 |
気になるサービスが見つかったら、まずは見積もりを依頼し、料金や対応範囲、納品形式などを比較してみましょう。HELP YOUでは、大量の名刺入力からCRM・SFAへの登録まで、お客様のご要望に応じた最適なプランをご提案しています。
A. はい、サービスによっては少量からでも依頼できます。
ただし、最低発注枚数は依頼先によって異なるため、事前に確認しましょう。数十枚から受け付けているサービスもあれば、数千枚以上の大量入力を専門としているサービスもあります。
特に大量の名刺を依頼する場合は、これまでの対応実績に加え、希望する納期までに処理できる体制が整っているかも確認しておくと安心です。少量・大量を問わず、自社の依頼枚数に対応できるサービスを選ぶことが重要です。
A. 名刺入力代行の納品形式は、ExcelやCSVが一般的です。
Googleスプレッドシートや、自社で指定したフォーマットでの納品に対応しているサービスもあります。サービスによっては、CRMやSFA、顧客管理システムへの登録まで依頼できるため、納品後に自社でデータを転記する手間を省けます。
利用中のシステムに登録・連携したい場合は、依頼先が対応しているか事前に確認しましょう。
A. 名刺入力代行の費用は、依頼内容によって異なります。
料金は1枚あたりの単価だけでなく、入力する項目数や依頼枚数、納期、オプションの有無などによって変動します。大量に発注する場合は、1枚あたりの単価が割安になるケースもあります。
正確な料金を把握するには、自社の依頼条件を伝えたうえで、事前に見積もりを依頼するのがおすすめです。複数のサービスを比較する際は、料金だけでなく、入力精度やセキュリティ対策、対応範囲もあわせて確認すると、自社に適した依頼先を選びやすくなります。
A. 依頼先のセキュリティ対策や情報管理体制によって異なります。個人情報を扱うため、セキュリティ対策が整ったサービスを選ぶことが重要です。
名刺には氏名や連絡先などの個人情報が含まれるため、依頼先のセキュリティ体制は重要な選定ポイントです。NDA（秘密保持契約）を締結できるかをはじめ、ISMSやPマークの取得状況、データへのアクセス権限管理などを確認しましょう。
情報漏えいのリスクを抑えるためには、セキュリティ対策に加え、名刺入力や個人情報を扱う業務の実績がある事業者を選ぶことが重要です。
依頼先を選ぶ際は、料金だけでなく、入力精度やセキュリティ対策、対応範囲を比較することが重要です。CRM・SFAへの登録や顧客リスト作成まで依頼できれば、名刺入力後の作業も含めて効率化できます。
HELP YOUでは、名刺入力からCRM・SFAへの登録、営業事務まで幅広く対応しています。名刺入力にかかる時間を削減し、チームが本来の業務に充てられる時間を増やしたい方は、ぜひHELP YOUへご相談ください。
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